Das Landeskirchenamt wollte im Zuge seines Business Central Updates ihre Individuallösung durch ein Standardprodukt ablösen und kam deshalb auf ic innovative software GmbH zu, um den Vertragsmanager einzuführen.

„Eine besondere Herausforderung lag in der Struktur des Landeskirchenamts“, sagt der Projektleiter Andre Schütz: „Ein Kirchenkreis kann jeweils mehrere hundert Mandanten umfassen. Diese Mandanten arbeiten zum Teil sehr unterschiedlich, was eine flexible und individuell anpassbare Lösung erforderte.“ Insgesamt werden nach Beendigung des Upgrades rund 20.000 Verträge erfolgreich in das neue System überführt sein.

Ein wesentliches Merkmal der neuen Lösung ist die Abrechnungskorrektur. Bereits abgerechnete Rechnungen können nachträglich korrigiert werden, wobei automatisch eine Gutschrift erstellt und eine entsprechende neue Abrechnung generiert wird. Dies ermöglicht eine hohe Genauigkeit und Transparenz im Abrechnungsprozess. Zusätzlich wurde ein Freigabeworkflow integriert, der sich am Business Central Standard orientiert. Dadurch werden Fehler minimiert, Verantwortlichkeiten klar geregelt und die Nachvollziehbarkeit von Freigabeprozessen erheblich verbessert.

Um maximale Flexibilität in der Abrechnung zu gewährleisten, wurden Abrechnungsvorlagen eingeführt. Diese ermöglichen es, Abrechnungsperioden individuell festzulegen, sodass Abrechnungen nicht mehr nur in festen Zyklen wie monatlich oder vierteljährlich erfolgen müssen. Stattdessen kann flexibel bestimmt werden, in welchen Monaten eine Abrechnung durchgeführt wird. Dies erleichtert die Anpassung an unterschiedliche Vertragsstrukturen und sorgt für eine effiziente Prozessgestaltung.

Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, relevante Dokumente direkt an Verträge anzuhängen – basierend auf dem Business Central Standard für Dateianhänge. Verträge, Rechnungen und weitere wichtige Unterlagen sind nun zentral an einem Ort verfügbar, was die Verwaltung erheblich vereinfacht und den schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen ermöglicht.

Mit der Einführung des Vertragsmanagers konnte das Landeskirchenamt Kiel sein Vertragsmanagement optimieren. Die Lösung sorgt für automatisierte Abläufe, erhöhte Transparenz und eine Reduzierung manueller Tätigkeiten. 

Der Projektablauf erstreckte sich über eine aktive Zeit von etwa einem dreiviertel Jahr. 
Involviert waren Ansprechpartner der Arbeitsstelle AIT des Landeskirchenamtes.

Anja Peuschel (Teamleiterin Bereich Finanzen): „Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und der schnellen Umsetzung der Anforderungen durch den zuständigen Projektleiter.“

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Kiel